Komu sa oplatí externá pomoc pri podnikaní a kedy nie

Podnikať sa dá bez cudzej pomoci, ale len po určitú hranicu. Potom začne vlastná práca brať čas, ktorý by ste mohli venovať zákazníkom, alebo chyby v účtovníctve či zmluvách stoja viac než odborník. Rozhodnutie, čo odovzdať a čo si nechať, patrí k najdôležitejším v prvých rokoch. Nižšie nájdete kritériá, podľa ktorých sa dá posúdiť, kedy má pomoc zmysel.

Pravidlo hodinovej sadzby

Jednoduchý test: spočítajte, koľko vám prináša hodina vašej hlavnej práce, a porovnajte to s cenou hodiny pomocníka. Ak mu zaplatíte menej, ako by ste mohli zarobiť v tom čase, a máte dostatok práce, pomoc sa oplatí.

Ilustračný príklad: ak v hodine vyfakturujete 25 eur a administratíva vás stojí päť hodín mesačne, spolu 125 eur, a asistent to zvládne za 80 eur, ušetríte 45 eur plus nervy. Ak ale nemáte dosť zákaziek, ušetrený čas nezmení príjem. Vtedy radšej investujte do získavania klientov.

Účtovníctvo a dane: kedy áno

Účtovníctvo a dane sú oblasť, kde chyba stojí peniaze, pokuty a čas. Kto vedie podvojné účtovníctvo alebo je platiteľom DPH, zvyčajne ušetrí s externým účtovníkom. Menší živnostník s jednoduchou evidenciou môže zvládnuť základ sám s pomocou programu.

Pravidlá a sadzby sa menia, preto si ich overte u oficiálnych zdrojov alebo u odborníka. Dobrý účtovník vám navyše poradí so správnym typom evidencie a odpočtami. Pýtajte sa, čo je v cene zahrnuté, ako často komunikujete a kto zodpovedá za chyby.

Právnik: kedy sa neoplatí šetriť

Pri zmluve so zákazníkom, pri prenájme prevádzky či pri vymáhaní pohľadávok sa oplatí odborný pohľad. Jedna nevhodná klauzula môže stáť viac než celý honorár.

Nemusíte však platiť právnika za všetko. Štandardné zmluvy a podmienky si pripravíte vzorom a dáte skontrolovať jednorazovo. Pozor na bežné podnikateľské riziká: neuzavreté dohody ústne, nejasné podmienky platby a chýbajúce záznamy. Dohoda písomná vždy ušetrí spory.

Marketing a administratíva

Webovú stránku, grafiku či sociálne siete môže na pár hodín mesačne vykonať freelancer, čo je lacnejšie než zamestnanec. Rozhodujte sa podľa toho, čo vás zdržuje najviac a čo vám nejde.

Naopak, kľúčové činnosti, ktoré určujú váš rozdiel, odovzdávajte opatrne. Komunikácia so zákazníkom a hlavný produkt sú vaša konkurenčná výhoda. Najprv si činnosť opíšte a jasne zadefinujte, čo očakávate. Nejasné zadanie je najčastejší dôvod nespokojnosti.

Mentori, poradenstvo a podpora štátu

Skúsený mentor alebo poradca môže ušetriť roky pokusov a omylov, najmä pri rozhodnutiach o cene, raste a financovaní. Hľadajte ľudí, ktorí v oblasti reálne podnikali, nie len teoretikov.

Pre začínajúcich podnikateľov existujú konzultácie, školenia a občas aj príspevky zo strany štátu či úradov práce. Podmienky a dostupnosť sa menia, preto si ich pred plánovaním overte u príslušných inštitúcií a nespoliehajte sa na staršie informácie.

Kedy pomoc zbytočne predražuje

Externistov je ľahké zamestnať a ťažké sa ich zbaviť, pokiaľ nemáte písomnú dohodu. Pomoc je nevýhodná, keď platíte za čas bez výstupu, keď si nevyjasníte rozsah alebo keď zadáte úlohu, ktorú neviete vyhodnotiť. Typickým prípadom je marketingová agentúra, ktorá posiela správy plné čísel, a vy neviete, čo znamenajú.

Predtým než niečo objednáte, spýtajte sa: aký výsledok očakávam, ako ho zmeriam a kedy ho vyhodnotím? Ak neviete odpovedať, počkajte. Pozor aj na zmluvy s dlhou výpovednou dobou. Pri prvej spolupráci volte krátke obdobie s možnosťou ukončenia.

Príklad: remeselník a papierovanie

Remeselník so živnosťou strávi večery vystavovaním faktúr, odpovedaním na e-maily a hľadaním dokladov. Ilustračne je to osem hodín týždenne. Účtovníčka mu doklady spracuje za mesačný paušál a asistentka odpovedá na dopyty niekoľko hodín týždenne. Získa tak dva celé dni, ktoré môže venovať zákazkám alebo oddychu.

Ak je jeho hodinový zárobok vyšší než cena pomoci, má to zmysel. Dôležité je, aby doklady odovzdával pravidelne a mal prehľad o platbách. Pomoc sa vyplatí až vtedy, keď sa zlepší aj poriadok, nie len rýchlosť.

Časté otázky

Kedy najať prvého zamestnanca alebo asistenta?

Keď pravidelne odmietate zákazky pre nedostatok času a máte dostatok práce na stabilný príjem. Na začiatok postačí brigádnik alebo freelancer na pár hodín.

Ako vybrať dodávateľa služieb?

Pýtajte sa na referencie, rozsah práce a spôsob komunikácie, požiadajte o písomnú ponuku. Prvú spoluprácu začnite menším zadaním.

Čo ak nemám na pomoc peniaze?

Začnite sami s automatizáciou jednoduchých činností a odovzdajte len tú, ktorá vás zdržuje najviac. Postupne rozširujte.

Zdroje

• Slovak Business Agency
• Slovenská obchodná a priemyselná komora